Lo crediamo, lo sosteniamo e continuiamo a sostenerlo: le app mobili stanno rivoluzionando il mondo! Ne siamo così convinti che ci abbiamo scritto un libro! Le applicazioni sono in grado di stravolgere in meglio la nostra quotidianità…anche quella lavorativa. Per questo se hai un’azienda potresti prendere in considerazione l’idea di un’app per rilevare le presenze dei tuoi dipendenti.

Il cartellino è ormai superato, il badge ideale di questi tempi è quello virtuale. Esso consente di ottimizzare i tempi ed avere un controllo delle presenze in tempo reale. Molteplici sono i vantaggi di timbrare il cartellino attraverso lo smartphone e in quest’articolo ti proponiamo alcuni possibili scenari. Parliamo al plurale, di scenari, perché ogni azienda ha le sue peculiarità e può aver bisogno di funzionalità differenti.

L’applicazione ideale è quella che ne tiene di conto e viene realizzata sulla base delle reali esigenze.

La tecnologia moderna offre grandi possibilità, soprattutto in termini di personalizzazione e sarebbe un peccato non cogliere quest’opportunità. Se ci pensi, ogni azienda o cooperativa si contraddistingue per tanti aspetti. Non solo quindi per il proprio operato, ma anche per la mission, la filosofia e la struttura, eccetera.  Ecco che, a nostro avviso, anche il sistema di rilevazione e gestione delle presenze dovrebbe essere unico, su misura.

A seconda del tipo di business e della realtà lavorativa, infatti, ci può essere bisogno di integrare servizi diversi. Un’azienda che ha degli stabilimenti fissi ha esigenze differenti rispetto ad un’azienda che ha lavoratori fuori sede. La prima potrebbe non aver necessariamente bisogno di geolocalizzare i dipendenti, la seconda sì. Nel primo caso infatti la timbratura avverrebbe in sede, passando cioè il badge virtuale sotto lo scanner di un’apparecchiatura fissa. Ad essere maggiormente interessante è quindi la rivelazione delle presenze tramite app per i lavoratori fuori sede; in questo caso è sì utile, invece, tracciare la localizzazione dei dipendenti per accertarsi della loro effettiva presenza sul posto di lavoro.

App per timbrare il cartellino: che regole devono rispettare?

A tal proposito apriamo una piccola parentesi per far conoscere le regole in materia. Di recente il Garante della privacy ha dato il via libera per la registrazione di inizio e fine attività lavorativa tramite applicazioni mobile, ma ha imposto alcuni paletti. Il primo è proprio quello di informare il Garante stesso circa l’app da realizzare. Il secondo è quello di redarre un’informativa con tutte le modalità e finalità del funzionamento e del trattamento dei dati. Tale informativa sarà poi da consegnare ai dipendenti.

È importante quindi contestualizzare le app alle singole realtà aziendali, ma senza mai perdere di vista la normativa vigente. Essa deve essere rispettata tanto dagli sviluppatori delle app quanto dalle aziende stesse.

Dal lato dello sviluppo le altre due regole di base da rispettare riguardano la posizione geografica e l’archiviazione della stessa. Ciò significa che quando la geolocalizzazione è attiva deve essere notificata con un’icona visibile sullo schermo dello smartphone, ma la posizione del lavoratore non deve mai essere archiviata. Ai fini della rilevazione delle presenze e dell’effettivo svolgimento dell’attività lavorativa vanno conservate solo le informazioni relative a data, orario e sede di lavoro.

Le funzionalità di un’app per timbrare il cartellino

L’app mobile per rilevare le presenze agevola i rapporti tra datori e dipendenti. È quindi utile nelle aziende che lavorano su appalti, come le imprese edili e di pulizia per esempio. Altresì è utile per i rappresentanti e tutti gli altri lavoratori che fanno spesso trasferte. In altre parole, aiuta ad avere il controllo laddove risulta più complicato.

A seconda delle esigenze, un’app timbratrice può funzionare autonomamente oppure insieme ad un’apparecchiatura. Infatti nei cantieri di lunga durata si può pensare di installare una timbratrice fissa. Ovviamente, l’app non collegata ad una timbratrice consente una libertà maggiore.

Per quanto riguarda le funzionalità, le principali possono essere:
– promemoria, per ricordare di registrare l’arrivo e la fine del lavoro. Durante la fase iniziale di un’app timbratrice sarebbe infatti utile inviare remainder ai lavoratori.
– GPS per rilevare la posizione al momento della registrazione di inizio e di fine attività.
– NTP per sincronizzare l’orario e non consentire di modificarlo.
– Fotocamera, per inviare foto di scontrini, documenti o eventuali problematiche incontrate.
– Note, per inviare comunicazioni scritte circa problemi o altro.

Perché è utile avere un’app per rilevare le presenze

Rendere digitale la rilevazione delle presenze non è utile, è utilissimo. Il cartaceo ha dei limiti che tecnologia permette di superare. Un foglio di carta, così come uno scontrino, si perde con facilità, cosa che non succede con lo smartphone. Oggigiorno il cellulare è una delle cose più care che abbiamo.

Il cartaceo poi, per essere archiviato, deve essere digitalizzato e questo porta via un po’ di tempo. Con un’app mobile l’archivio digitale si crea in automatico. Ciò che si rende necessario è solo estrapolare i dati da remoto. Essi saranno disponibili in un formato compatibile con il proprio software di rilevazione presenze. Basterà qualche tap e qualche click per avere tutte le presenze ordinate.

Inoltre, non è da trascurare il fatto che le presenze sono accessibili in tempo reale. Tale condivisione rappresenta una novità estremamente vantaggiosa.

Cosa fare per avere un’app per timbrature

Hai deciso di ottimizzare i tempi e i costi della tua impresa con un’app che timbra il cartellino? Bene, quello che devi fare adesso è confrontarti con un team per lo sviluppo. Scrivici o chiamaci per parlarci della tua azienda e della tua idea.

Noi di Nice APP offriamo la nostra consulenza prima di avere un incarico perché preferiamo conoscere una realtà aziendale prima di formulare un preventivo. In questo modo riusciamo ad identificare le funzionalità ideali per un business e a fornire un’idea di progetto personalizzata.